Informacja o przetwarzaniu dany osobowych

W jaki sposób chronimy i przetwarzamy Państwa dane osobowe


Firma Mazury Invest Nieruchomości Sp. z o.o jest administratorem Twoich danych osobowych, co oznacza, że odpowiadamy za bezpieczne korzystanie z danych, w sposób zgodny z obowiązującymi przepisami.

Jakie dane przetwarzamy ?

Warunkiem skorzystania z usług każdego pośrednika w obrocie nieruchomościami jest podanie i umożliwienie weryfikacji Twoich podstawowych danych osobowych – takich, jak: imię i nazwisko, seria i numer dokumentu potwierdzającego tożsamość, obywatelstwo, numer PESEL; (a gdy go nie nadano: daty urodzenia, a od dnia: 13.07.2018 r. także: państwa urodzenia)

Wprowadzenie tego warunku nie jest naszą decyzją, ale wynika z przepisów prawa (ustawa o przeciwdziałaniu praniu pieniędzy oraz finansowaniu terroryzmu).

Jeśli prowadzisz działalność gospodarczą, to od dnia 13.07.2018 r w celu weryfikacji Twoich danych, niezbędne jest ponadto podanie podania nazwy firmy, numeru identyfikacji podatkowej (NIP) oraz adresu głównego miejsca wykonywania działalności gospodarczej, a także identyfikacja osoby upoważnionej do działania w imieniu naszego Klienta, jak i osoby reprezentującej osobę prawną lub jednostkę organizacyjną nieposiadającą osobowości prawnej będącymi naszymi Klientami.

Podanie pozostałych danych osobowych jest dobrowolne, jednakże jest ono niezbędne do realizacji umowy pośrednictwa i umożliwienia nam pośredniczenia w transakcjach takich jak sprzedaż, czy najem nieruchomości oraz tworzenia warunków do bezpiecznego ich przeprowadzenia.

Abyśmy mogli utrzymywać ze sobą kontakt i odpowiadać na Twoje pytania - prosimy o podanie adresu zamieszkania (a także, jeśli macie takie życzenie: adresu korespondencyjnego). Jest to również niezbędne, aby móc przesyłać korespondencję, związaną z realizacją usług pośrednictwa. (przykładowo: treść każdej proponowanej zmiany warunków łączącej nas umowy , wystawioną fakturę i inne).

Podanie adresu e-mail lub numeru telefonu, pozwolą nam kontaktować się z Tobą w sposób szybki i dogodny (np. wysyłanie ofert, umawianie spotkań i prezentacji itp.)

W trakcie realizacji umowy lub świadcząc usługi pośrednictwa, wchodzimy w posiadanie innych Twoich danych w tym takich, które wynikają z dokumentacji nieruchomości oraz samej transakcji co do nieruchomości (np. jej sprzedaży). Każdy pośrednik w obrocie nieruchomościami ma prawo wglądu do takich rejestrów, jak: księgi wieczyste, czy ewidencja ludności w zakresie obowiązku meldunkowego (podstawa prawna to: art. 181a ustawy o gospodarce nieruchomościami)

Jeżeli transakcja będzie przeprowadzana w formie aktu notarialnego - możesz zostać poproszony o przedstawienie danych, wymaganych przez notariusza oraz dodatkowej niezbędnej dokumentacji nieruchomości, która może zawierać także Twoje dane osobowe.

Nasze rozmowy mogą być nagrywane w trosce o najwyższą jakość obsługi. Chcemy mieć pewność, że jak najpełniej realizujemy Twoje życzenia i oczekiwania co do naszej współpracy.

Osoby, które zgłosiły się do nas z portalu internetowego, informujemy dodatkowo, że: przetwarzamy dane, które podaliście w formularzu kontaktowym - takie jak, np. imię/ nazwisko/ numer telefonu/ adres e-mail; Źródłem tych danych jest nieruchomościowy portal internetowy. Informacja, dla osób odwiedzających nasze strony internetowych o cookies (tzw. ciasteczkach) - w osobnym opracowaniu.

Jak długo przechowujemy Twoje dane:

  • Dane osób zainteresowanych sprzedażą lub wynajmem nieruchomości, będą przechowywane przez okres niezbędny do podjęcia działań w celu zawarcia umowy pośrednictwa (nawiązania kontaktu, umówienia spotkania, przygotowania projektu umowy), a po jej podpisaniu: przez okres jej obowiązywania i wykonywania
  • Dane osób zainteresowanych zakupem lub przyszłych najemców, będą przechowywane przez okres niezbędny do wdrożenia i realizacji dla Ciebie poszukiwania nieruchomości, odpowiadającej Twoim wymaganiom (lub do czasu, gdy zawiadomisz nas, że kończysz poszukiwanie nieruchomości)
  • Dane przechowywane są przez okres wykonywania usługi pośrednictwa na rzecz Twojego kontrahenta i jej rozliczenia, okres przedawnienia roszczeń (wynikających z umowy pośrednictwa lub z faktu jej nie zawarcia) lub okres przechowywania dokumentacji, związanej z wykonaniem umowy pośrednictwa, wymagany przez obowiązujące przepisy prawa oraz przez czas, w którym możemy ponieść konsekwencje prawne niewykonania obowiązku (np. nałożenie kary przez urząd państwowy). W razie wszczęcia postępowań reklamacyjnych, sądowych, podatkowych lub administracyjnych również w okresie ich trwania. W każdym konkretnym przypadku oceniamy jaki jest okres minimalny przechowywania i które z powyższych zasad mają zastosowanie
  • Dane osób kontaktujących się z nami w innej sprawie, przez okres niezbędny do załatwienia tej sprawy; (np. nie dłużej niż przez 30 dni w celu udzielenia odpowiedzi na zadane przez Ciebie pytanie)
  • Chcielibyśmy również proponować Tobie nasze usługi i nieruchomości z naszej oferty – w tym celu przechowujemy niezbędne dane w okresie naszej współpracy (np. w czasie obowiązywania łączącej nas umowy pośrednictwa) i potem jeszcze w okresie 1 roku. (przykładowo: jeśli zakupiliście za naszym pośrednictwem mieszkanie w celu inwestycyjnym, to chcielibyśmy zaproponować usługę wyszukania najemcy)
  • W każdym jednak momencie, możesz żądać zaprzestania przetwarzania Twoich danych w tym celu i złożyć sprzeciw : -> jak to zrobić : informacja poniżej. Po złożeniu sprzeciwu, nie będziemy mogli przechowywać danych w tym celu

Dodatkowe ograniczenia terminu przechowywania danych:

  • W sytuacji, w której przetwarzanie danych osobowych odbywa się na podstawie przepisów prawa: dane będą przechowywane przez okres wynikający z tych przepisów
  • W sytuacji, w której przetwarzanie danych osobowych w określonym celu, odbywa się na podstawie Twojej zgody: dane przechowywane będą jedynie w okresie niezbędnym do realizacji tego celu, ale tylko do momentu skutecznego wycofania Twojej zgody
  • W sytuacji, w której przetwarzanie danych osobowych odbywa się na podstawie naszego uzasadnionego interesu, w tym w celu marketingu naszych usług: – to dane przechowywane będą jedynie w okresie niezbędnym do realizacji tego celu, ale nie dłużej niż do momentu skutecznego złożenia sprzeciwu
  • Dla poszczególnych celów mogą być wyznaczone krótsze okresy, jeżeli są wystarczające dla ich realizacj

W jakim celu i na jakiej podstawie wykorzystujemy Twoje dane osobowe?

Twoje dane osobowe wykorzystujemy w następujących celach:

  • zawarcia i wykonania łączącej nas umowy pośrednictwa, a także w celu zawarcia przez Ciebie umowy z zakresu obrotu nieruchomościami (np. najmu, sprzedaży), zapewnienia jakości obsługi, naliczania wynagrodzenia za świadczone usługi oraz rozpatrywania reklamacji (podstawa prawna: art. 6 ust. 1 b) rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) nr 2016/679 w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych (zwanego dalej „Rozporządzeniem”)
  • realizacji Twojego żądania podjęcia działań przed zawarciem umowy (np. udzielania Tobie pomocy i odpowiadania na Twoje zapytania; dokonania oceny, czy możemy zaoferować Tobie usługę i na jakich warunkach, przygotowania projektu umowy pośrednictwa); (podstawa prawna: art. 6 ust. 1 b) Rozporządzenia)
  • w określonych celach, na które wyraziłeś zgodę na przetwarzanie danych (np. w celu pozyskania kredytu na sfinansowanie zakupu nieruchomości, przekazywania informacji dotyczących naszych usług lub nieruchomości, (podstawa prawna: art. 6 ust. 1 a) Rozporządzenia)
  • wykonania ciążących na nas obowiązków prawnych, takich jak:
    1. wypełnienie obowiązków prawnych ciążących na Pośredniku nieruchomości, wynikających z przepisów prawa, w tym zwłaszcza na potrzeby stosowania środków bezpieczeństwa finansowego, przewidzianych w ustawie z dnia 1 marca 2018 r. o przeciwdziałaniu praniu pieniędzy oraz finansowaniu terroryzmu (Dz.U. z 2018 r. poz. 723), [ przy czym w odniesieniu do osób , które nie są naszymi „Klientami” w rozumieniu tej ustawy – podstawą wykonywania zadań realizowanych w interesie publicznym może być regulacja art.6 ust. 1 e) Rozporządzenia]
    2. przechowywanie danych na potrzeby przyszłych postępowań prowadzonych przez uprawnione organy państwa; udzielanie odpowiedzi na reklamacje w terminie i formie przewidzianych przepisami prawa; (podstawa prawna: art. 6 ust. 1 c) Rozporządzenia)
    3. udzielanie odpowiedzi na reklamacje w terminie i formie przewidzianych przepisami prawa; (podstawa prawna: art. 6 ust. 1 c) Rozporządzenia)
  • w naszym prawnie uzasadnionym interesie - polegającym na:(podstawa prawna: art. 6 ust. 1 f) Rozporządzenia)
    1. realizacji usługi pośrednictwa w obrocie nieruchomościami (w tym kojarzenia stron transakcji sprzedaży lub najmu) i podjęcia działań w celu stworzenia bezpiecznych warunków jej przeprowadzenia,
    2. przedstawienia dopasowanej oferty,
    3. poprawy standardów obsługi Klientów,
    4. ustalenia, obrony i dochodzenia roszczeń,
    5. wykrywania nadużyć, obronie przed nimi i zapobiegania im oraz ulepszania zarządzania ryzykiem, w tym wyjaśnienia okoliczności niedozwolonego korzystania z naszych usług,
    6. marketingu bezpośredniego naszych usług,
    7. zarządzania informatyką i bezpieczeństwem informatycznym,
    8. tworzenia zestawień, analiz, badań na nasze potrzeby wewnętrzne: obejmuje to w szczególności raportowanie, planowanie rozwoju usług, rozwiązań technicznych itp.,
    9. udzieleniu odpowiedzi na Twoje zapytania czy załatwienia innej sprawy, z którą się do nas zwracacie
  • w prawnie uzasadnionym interesie Twojego kontrahenta w transakcji sprzedaży lub najmu nieruchomości - polegającym na: (podstawa prawna: art. 6 ust. 1 f) Rozporządzenia)
    1. dostarczeniu niezbędnych informacji, aby stworzyć warunki do transakcji najmu lub sprzedaży nieruchomości oraz ażeby minimalizować ryzyko takich transakcji
    2. dążeniu do zapewnienia bezpieczeństwa planowanej transakcji z zakresu obrotu nieruchomościami

Komu przekazujemy Twoje dane?

Twoje dane przekazujemy:

  1. naszym agentom i pośrednikom, uczestniczącym w wykonywaniu czynności z zakresu pośrednictwa w obrocie nieruchomościami, upoważnionym podmiotom przetwarzającym dane w naszym imieniu, podwykonawcom
  2. Twoim kontrahentom w transakcjach co do nieruchomości (np. stronie sprzedającej/ kupującej nieruchomość) oraz w uzasadnionych przypadkach: agencjom nieruchomości współpracującym przy danej transakcji
  3. notariuszowi, przed którym ma odbyć się transakcja co do nieruchomości lub czynności z nią związane lub do innych podmiotów bezpośrednio zaangażowanych w proces transakcji
  4. podmiotom obsługującym nasze systemy informatyczne, teleinformatyczne lub udostępniającym nam narzędzia teleinformatyczne
  5. podmiotom świadczącym nam usługi księgowe, kadrowe, audytowe, pomoc prawną, podatkową lub rachunkową
  6. podmiotom prowadzącym działalność pocztową lub kurierską (w celu prowadzenia korespondencji)
  7. jeśli udzielisz na to zgody, Twoje dane zostaną przekazane do naszych partnerów: (np. pośredników lub doradców kredytu hipotecznego)

Czy Twoje dane trafią poza Europejski Obszar Gospodarczy (EOG)?

Obecnie nie przekazujemy ani nie planujemy przekazywać Twoich danych poza EOG (obejmujący Unię Europejską, Norwegię, Liechtenstein i Islandię).

Przysługujące Tobie uprawnienia dotyczące danych osobowych:

Możesz złożyć do nas wniosek o:

  • sprostowanie (np. poprawienie, uaktualnienie) danych;
  • usunięcie danych
  • ograniczenie przetwarzania (np. wstrzymanie określonych operacji na danych lub nieusuwanie danych – stosownie do złożonego wniosku)
  • dostęp do danych - możesz uzyskać informacje związane z przetwarzaniem swoich danych osobowych oraz kopię takich danych osobowych
  • przeniesienie danych do innego administratora danych lub bezpośrednio do Ciebie

Zakres każdego z wymienionych poniżej praw oraz sytuacje, w których można z nich skorzystać, wynikają z przepisów prawa. To, z którego uprawnienia możesz skorzystać, zależeć będzie np. od podstawy prawnej wykorzystywania przez nas Ciebie danych oraz od celu ich przetwarzania.

A ponadto, przysługuje Ci:

  • Prawo sprzeciwu:
    Sprzeciw można wnieść wobec przetwarzania Twoich danych osobowych – w następujących sytuacjach:
    1. Jeżeli Twoje dane przetwarzane są na podstawie naszego prawnie uzasadnionego interesu lub w celu wykonania zadnia realizowanego w interesie publicznym, to sprzeciw możesz złożyć z przyczyn związanych z Twoją szczególną sytuacją. W takim przypadku, nie będziemy już mogli na tej podstawie przetwarzać danych osobowych objętych sprzeciwem, chyba że wykażemy istnienie innej ważnej prawnie uzasadnionej podstawy do przetwarzania danych (nadrzędnej wobec Twoich interesów, praw i wolności) lub podstaw do ustalenia, dochodzenia lub obrony roszczeń.
    2. Jeżeli Twoje dane przetwarzane są na potrzeby marketingu bezpośredniego – to sprzeciw wobec takiego przetwarzania można złożyć bez wskazywania jakiejkolwiek przyczyny. W takim przypadku, nie będziemy już mogli przetwarzać danych osobowych do celów marketingu bezpośredniego.
      3. W obydwu przypadkach, sprzeciw można wnieść w dowolnym momencie.
  • Cofnięcie zgody:
    Jeżeli wykorzystanie przez nas Twoich danych nie jest konieczne do wykonania umowy, realizacji obowiązku prawnego lub nie stanowi naszego prawnie uzasadnionego interesu, możemy prosić o wyrażenie zgody na określone cele i sposoby wykorzystania Twoich danych. Udzieloną nam zgodę możesz w każdej chwili wycofać. Nie będzie jednak to wpływać na zgodność z prawem wykorzystania Twoich danych przed cofnięciem takiej zgody.

Sposób: Z powyższych praw możesz skorzystać, np. wysyłając wniosek na nasz adres (podany poniżej) lub składając go osobiście w naszej siedzibie, a ponadto za pośrednictwem poczty e-mail lub formularza kontraktowego na naszej stronie internetowej www.mazury-invest.pl. Aby mieć pewność, że jesteś uprawniony do złożenia wniosku, możemy prosić o podanie dodatkowych informacji, pozwalających nam Ciebie uwierzytelnić.

W ten sam sposób, możesz wycofać swoją zgodę na otrzymywanie od nas poprzez e-mail lub telefon: informacji handlowych lub marketingowych (dotyczących naszych usług i ofert nieruchomości).

Prawo wniesienia skargi:

Masz prawo wnieść skargę do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych, jeżeli uważasz, że przetwarzanie Twoich danych osobowych narusza przepisy prawa, w tym Rozporządzenia. Niemniej prosilibyśmy o skontaktowanie się wcześniej z nami w celu polubownego wyjaśnienia Twojej sprawy, zanim zdecydujesz się wystąpić do organu.

Nasze dane kontaktowe:

Mazury Invest Nieruchomości Spółka z ograniczoną odpowiedzialnością z siedzibą w Warszawie, przy ul. Nowogrodzkiej 31,
Tel. 792-463-601
e-mail: biuro@mazury-invest.pl

Zapraszamy do kontaktu, jeśli masz jakiekolwiek pytania lub wątpliwości.